第八条 基金会档案工作实行集中与分散管理相结合的体制。由基金会办公室负责主体档案的集中管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。同时负责其他部门移交档案的管理。对其他部门直接分管的各类文件、资料档案，实行分散管理。公益项目部负责本部门各类活动开展和所需文件、资料、图片及制度的建档与管理；财务部负责所有财务文件、会计资料、账表、票据及制度的建档与管理。
各部门负责管理的文件、资料、图片及制度，不得随意处置，应定期交由行政管理部统一归档处理。档案材料不全的，档案管理员有权要求分散管理的责任人补齐。
第九条 基金会建立平时的立卷存档制度。各部门都要建立健全平时归卷制度，及时将领导签批的文件材料收集齐全，对处理完毕的文件材料，应及时交办公室文件机要负责人存档。各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的档案分类，档案分类条款必须简明确切。归档案卷封面应填写清楚、案卷标题要确切、简明，注明保管期限，案卷的卷内文件应有次序地排列、编号，填写“卷内文件目录”和“备考表”。归档声像材料应包括影片或照片和文字说明，文字说明应包括时间、地点、内容等。
第十条 基金会办公室应当加强对各部门归档档案质量的检查：具体要求是：
（一）准备归档的文件应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值实行归档，便于保管和利用。
（二）所有归档文件材料的种类、份数，以及每份文件的页数均应齐全完整。
（三）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，应予合并立卷。涉密文电应单独立卷，少数普通文件如果与涉密文件有密切联系，也应随同涉密文件立卷。
（四）对不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。
（五）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。
（六）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
（七）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。
（八）案卷封面，应逐项按规定用毛笔或蓝黑钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第十二条 案卷交接应建立交接登记制度。档案入库前，各部门应将入库的档案列出清单，由档案管理员核对清楚后，交接双方办理登记手续。档案管理员应当定期对档案进行清理核对，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案应当及时修补或复制。